Empresarios individuales, Emprendedores de Responsabilidad Limitada y Comunidades de bienes

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas. La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

La obligación de emitir factura puede ser cumplida mediante la emisión de un tipo de "factura simplificada" con menor contenido, son los denominados comúnmente como "tiques".

Los empresarios podrán expedir facturas simplificadas en los siguientes casos:

• Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido), o;
• cuando deba expedirse una factura rectificativa.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los dos puntos anteriores, además se establecen una serie de operaciones para las que se puede emitir factura simplificada siempre que su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido):

• Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. Es imprescindible que el destinatario de los bienes sea el consumidor final, por lo que no se admiten ventas a empresarios que actúen como tales ni ventas de productos que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
• Ventas o servicios en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transportes de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.
• Otros supuestos autorizados por la AEAT.

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Ventas a distancia.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto si el proveedor o prestador está establecido:
  • Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea.
  • Cuando la operación se localice en otro Estado miembro, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Las facturas simplificadas incluirán:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, como puede ser:
  • Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
  • Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
  • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros. No olvidemos que como norma general es el empresario que entrega los bienes o presta el servicio el obligado a emitir la factura.
  • Las facturas rectificativas.
  • Para diferenciar la emisión de facturas normales y simplificadas.
• La fecha de expedición.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión "IVA incluido". Se diferenciará cada tipo impositivo diferente aplicado en una misma factura simplificada y la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones a las que corresponda.
• Contraprestación total.
• En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto habrá que indicarlo expresamente junto a la referencia normativa que establece la exención.
• En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención "facturación por el destinatario".
• En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención "inversión del sujeto pasivo".
• Mención al régimen especial de aplicación si se tributa en el "régimen especial de las agencias de viajes", "régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección" y "régimen especial del criterio de caja".

No obstante lo anterior, si el destinatario de la operación lo exige, por ejemplo para poder ejercer su derecho a deducir el IVA soportado, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

Como norma general, las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. Pero cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, el plazo de emisión abarcará hasta el día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación facturada.

Se podrán emitir facturas recapitulativas que incluirán, en una sola factura, distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas o antes del día 16 del mes siguiente, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.

Las facturas podrán emitirse en cualquier medio o formato, papel o forma electrónica, siempre que garantice los siguientes aspectos:

• La autenticidad de su origen;
• la integridad de su contenido; y
• su legibilidad durante todo el periodo de conservación.

Podrán redactarse en cualquier lengua y utilizando cualquier moneda, con la condición de que la cuota repercutida se exprese en euros.

Sólo se podrá expedir un original de cada factura. No obstante, se pueden emitir duplicados de las facturas originales con la expresión "duplicado". Únicamente se admite la expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas en los siguientes casos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Obligatorio para todos los empresarios y profesionales cuando realicen entregas de bienes y/o prestación de servicios. La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

No obstante en los siguientes casos no existe tal obligación:

• En general para las operaciones exentas de IVA, salvo servicios de hospitalización o asistencia sanitaria, profesionales médicos o similares, transporte de enfermos, las operaciones relativas a exenciones inmobiliarias, y las entregas de bienes utilizados en operaciones exentas.
• En los regímenes especiales del IVA:
  • Recargo de Equivalencia.
  • Simplificado, excepto si la determinación de las cuotas devengadas se efectúa en función del volumen de ingresos y salvo por la transmisión de activos fijos.
  • Agricultura, Ganadería y Pesca, salvo si los contribuyentes deben efectuar el reintegro de las compensaciones al adquirir bienes o servicios a personas acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Existe obligación legal de conservar con su contenido original, ordenadamente y durante 4 años los siguientes documentos:

• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Podrá realizarse esta obligación por el propio interesado o encargarla a un tercero pero siempre cuidando que los documentos conserven su contenido original, orden y en los plazos y con las condiciones indicadas en los apartados anteriores.

Las facturas en formato papel o electrónico se deberán conservar mediante cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.