Sociedades mercantiles

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas. La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

La que hemos denominado "factura normal" es la que incluye todo el contenido establecido con carácter general como obligatorio:

• Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. La emisión de diferentes series en la facturación sólo se podrá hacer cuando existan razones que lo justifiquen. No obstante, será obligatorio diferenciar en series distintas:
  • Las facturas expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros. No olvidemos que como norma general es el empresario que entrega los bienes o presta el servicio el obligado a emitir la factura.
  • Las facturas rectificativas.
  • Las que se expidan en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
• La fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA.
• Importe de la base imponible, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

  Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:

  • Cuando se documenten operaciones exentas y no exentas.
  • Cuando se incluyan operaciones con inversión del sujeto pasivo con otras en las que no se dé esta circunstancia.
  • Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto habrá que indicarlo expresamente junto a la referencia normativa que establece la exención.
• En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención "facturación por el destinatario".
• En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención "inversión del sujeto pasivo".
• Mención al régimen especial de aplicación si se tributa en el "régimen especial de las agencias de viajes", "régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección" y "régimen especial del criterio de caja".

Como norma general, las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. Pero cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, el plazo de emisión abarcará hasta el día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación facturada.

Se podrán emitir facturas recapitulativas que incluirán, en una sola factura, distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas o antes del día 16 del mes siguiente, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.

Las facturas podrán emitirse en cualquier medio o formato, papel o forma electrónica, siempre que garantice los siguientes aspectos:

• La autenticidad de su origen;
• la integridad de su contenido; y
• su legibilidad durante todo el periodo de conservación.

Podrán redactarse en cualquier lengua y utilizando cualquier moneda, con la condición de que la cuota repercutida se exprese en euros.

Sólo se podrá expedir un original de cada factura. No obstante, se pueden emitir duplicados de las facturas originales con la expresión "duplicado". Únicamente se admite la expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas en los siguientes casos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Obligatorio para todos los empresarios y profesionales cuando realicen entregas de bienes y/o prestación de servicios. La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

No obstante en los siguientes casos no existe tal obligación:

• En general para las operaciones exentas de IVA, salvo servicios de hospitalización o asistencia sanitaria, profesionales médicos o similares, transporte de enfermos, las operaciones relativas a exenciones inmobiliarias, y las entregas de bienes utilizados en operaciones exentas.
• En los regímenes especiales del IVA:
  • Recargo de Equivalencia.
  • Simplificado, excepto si la determinación de las cuotas devengadas se efectúa en función del volumen de ingresos y salvo por la transmisión de activos fijos.
  • Agricultura, Ganadería y Pesca, salvo si los contribuyentes deben efectuar el reintegro de las compensaciones al adquirir bienes o servicios a personas acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Existe obligación legal de conservar con su contenido original, ordenadamente y durante 4 años los siguientes documentos:

• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Podrá realizarse esta obligación por el propio interesado o encargarla a un tercero pero siempre cuidando que los documentos conserven su contenido original, orden y en los plazos y con las condiciones indicadas en los apartados anteriores.

Las facturas en formato papel o electrónico se deberán conservar mediante cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.