Sociedades mercantiles

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de las mismas. La obligación también se extiende a los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

Las facturas podrán emitirse en formato electrónico siempre que se garantice su autenticidad, integridad y su legibilidad. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

• Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI) que prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
• Mediante otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de contenido de cualquier factura.

A partir del 15 de enero de 2015, conforme a la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las facturas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas, [más información].

Como norma general, las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. Pero cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, el plazo de emisión abarcará hasta el día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación facturada.

Se podrán emitir facturas recapitulativas que incluirán, en una sola factura, distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas o antes del día 16 del mes siguiente, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.

Las facturas podrán emitirse en cualquier medio o formato, papel o forma electrónica, siempre que garantice los siguientes aspectos:

• La autenticidad de su origen;
• la integridad de su contenido; y
• su legibilidad durante todo el periodo de conservación.

Podrán redactarse en cualquier lengua y utilizando cualquier moneda, con la condición de que la cuota repercutida se exprese en euros.

Sólo se podrá expedir un original de cada factura. No obstante, se pueden emitir duplicados de las facturas originales con la expresión "duplicado". Únicamente se admite la expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas en los siguientes casos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

• Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
• Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

Son servicios al público en general de especial trascendencia económica los desarrollados por las empresas que operen en los siguientes sectores económicos:

• Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
• Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
• Servicios de suministro de agua a consumidores.
• Servicios de suministro de gas al por menor.
• Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.
• Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:
  • Servicios de agencia de viajes.
  • Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
  • Actividades de comercio al por menor.

Los empresarios y profesionales tienen la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley (4 años), igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

• Legibilidad.
• Autenticidad en el origen de la factura.
• Integridad del contenido de la factura.

También debe garantizarse el acceso a los contenidos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.